為了提升工作效率,去圖書館借了「省時5倍的架構化工作術」來閱讀,希望在工作上建立「架構化」的系統,減少不必要的時間浪費。所謂的架夠化就是訂定一定的規則,並根據則採取行動。以下是重點的摘錄:

 

1          腦子要記住的是物品的存放規則而不是存在地點

 

2          整裡的過程有 分類->保存->取出->歸位->分類,整個過程都與丟棄相關。如果文件被判斷為不需要,就立刻丟棄;若是必要資訊,就加以分類與保存。

 

3          文件需要與否可以用三項標準判斷

3.1         文件是否處理完畢

3.2         文件是否重複

3.3         文件是否不再使用

 

4          對難以判斷是否不再使用的文件,可以採取保留的作法,保留的資料如果在一年內沒有被使用,就依照新舊順序丟棄

 

5          整理的過程中,歸位是基本也是重要的關心步驟

 

6          文件分成

6.1         變動文件:目前正在進行的文件(目前正在進行的工作之相關文件;看過內容,但歸為暫時保留的文件)

6.2         歸檔文件:保存的文件(已經結束工作的相關文件、合約書之類的重要文件,或是請款單等必須保存的文件)

 

7          除了變動文件和歸檔文件,其他的文件都要全部捨棄

 

8          由於變動文件使用率高,所以要放在容易拿取的地方;歸檔文件加上索引標籤

 

9          剛拿到手的文件放在兩層公文架的上層,可以馬上處理的就先處理。已經看過但不急著馬上處理的文件或是處理到一半被中斷的文件,為保留文件,放在公文架下層。保留區的文件,只要一處理完,就馬上移到歸檔區。

 

10      歸檔文件分為三等級處理

10.1     近期會使用的資料,通常指現在不需使用但下個月(或數個月)將用到的資料

10.2     列入保存資料,指合約書等重要文件或是收據等傳票類資料,照內容或工作別歸檔保存

10.3     為了預防萬一而保存的資料,指現在用不著,但將來或許有機會用到。等大掃除時,從最舊開始丟棄

 

11      利用透明夾保存文件時,可以在透明夾上貼封面,並存放在雜誌盒中。資料夾放置順序以時間為主。文件取出使用後,歸檔一定放在最左邊,這樣一來,越是經常使用的文件就會越被放在所有資料的左邊。當雜誌盒滿時,就將最右邊使用率最低的檔案移到歸檔文件或是處理掉。

 

12      架構化整理技巧的原則

12.1     統一化、一元化、自動化

12.2     訂定原則、徹底執行

 

13      檔案名撐的命名方式要遵循一定的原則(統一);存檔盡量集中在一個地方(一元)、利用軟體來提醒管理定期備份的時間(自動)

 

14      檔案名稱一定要加上日期,還有將來當作關鍵字搜尋的詞

 

15      為進行中的工作建立資料夾,並將其置於桌面。工作結束後機此工作的文件放在已分類的個資料夾中。

 

16      定期回顧的資訊要列在工作清單裡加以整理

 

17      電子郵件只讀一次並馬上回信,如果無法立刻回信,就要將這封email留在收件夾中,並且歸在尚未回信的資料夾中,稍後再針對尚未回信的郵件一併回覆。

 

18      如果收到email後無法立刻針對內容回覆,也應先寄稍後回覆的信件,通知對方已收到。

 

19      收到Email之後的處理程序

19.1     只需要閱讀的郵件,閱讀之後歸為已讀取郵件

19.2     需要回信的郵件立即回信

19.3     對於無法立客回應的郵件,針對以下項目判斷分類

19.3.1                尚未回應

19.3.2                等待回信

19.3.3                暫時先保留

 

20     把該做的事和在意的事都紀錄在工作清單上

 

21     按照工作清單,從優先順序高的事情開始處理。由於沒有任何需要掛念的事情,所以可以集中注意力於眼前的工作

 

22      檢視工作清單時,除了決定工作的優先順序,還要以是不是我該做的事來檢視。有些工作不需要自己親自處理

 

23      以時薪作為委託他人的標準。將勞動型工作付錢委託他人完成,自己利用多出來的時間做更重要的思考型工作。這也可以提省自己付錢買到的時間,一定要有效運用

 

24      開會時,將內容化為確認單,所有出席者都要在會議前看過確認清單,並整李好自己要發表的事項以及目前的議題討論,如果有希望讓他人事前知道的事項,也要先聯絡好

 

25      創立新事業的檢視標準

25.1     自己是否樂在其中

25.2     市場的成長性如何

25.3     是否為累積型事業(隨著時間越久,銷量與知識技術也會呈現不斷累積的狀態)

25.4     對社會是否有幫助

 

26      想法滿足以上標準時,可以用以下重點來篩選

26.1     投資報酬率是否超過50%

26.2     最主要的發展方向是否可行

26.3     最大的風險是什麼

26.4     什麼方法可以規避風險

26.5     競爭對手是誰

26.6     競爭對手的利潤預估是否良好

26.7     事業是否可以系統化

26.8     市場策略為何

26.9     自己有何優勢

26.10 從固定與變動費用來看,盈虧平損點的銷量是多少

 

27      把相近的工作排在同一天進行

 

28      把時間畫分為小單位來處理工作

 

 

蘋果貓說三道四:

雖然書名有「架構化」,不過我在記錄時卻沒有乖乖把它們像書上一樣分門別類,真的是很懶惰呢!這主要是幫助自己記憶啦,有興趣的人去可以找這本書來看,會更有系統地了解整理之術唷。

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